+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Отчет о проделанной работе образец

Отчет – это бумага, фиксирующая сведения, касающиеся выполненных действий, операций. Ее главная функция – информирование. Составляется на основании официальной документации. К примеру, руководитель дал сотруднику задание. Специалист выполнил всю работу. По ее окончанию он готовит отчет. Последний подтверждает факт выполнения работы, фиксирует, чем именно занимался сотрудник. Формы отчета могут быть самыми разными: от простейших до развернутых документов с таблицами, перечислениями, графиками. Усложненные бланки используются, к примеру, при составлении отчетов о научной работе.

Содержание

Отчет о выполненной работе

Работодатель ставит перед сотрудниками задачи. Он должен отслеживать процесс их решения. Для удобного отслеживания и получения всей требуемой информации составляется отчет о выполненной работе. Документ этот составляется с определенной регулярностью. Последняя зависит от нюансов работы конкретной компании.

Отчет нужен, в первую очередь, руководителю. Документ обеспечивает решение этих задач:

  • Точная оценка качества и оперативности решения задачи.
  • Формирование общей картины трудовой деятельности.
  • Упрощение тактического и стратегического планирования.

Отчет также нужен и самому сотруднику. Документ решает эти задачи:

  • Простая презентация своей работы.
  • Эффективный самоконтроль.
  • Простое выявление своих слабых и сильных сторон.

Отчет – это наглядное подтверждение, сколько работы выполнил сотрудник, насколько качественно он это сделал. Правильная работа с формой документа благоприятно влияет на деятельность компании в целом.

Единой формы документа нет. Особенности составления отчета зависят от его вида. Рекомендуется включить в документ эти положения:

  • Список задач, которые были поставлены перед сотрудником.
  • Конкретизация этих задач.
  • Анализ деятельности работника.
  • Предложения.

Предложения и анализ – положения, которые включаются в ежемесячный или ежегодный отчет.

Материальный отчет

Материальный отчет – бумага, обеспечивающая контроль над поступлением и тратами строительного материала. Учитываться могут самые разные объекты: кирпичи, штукатурка, инструмент, краска, шпатели. Документ фиксирует также материалы, которые находятся на складах.

Материальный отчет – документ, который обычно используется крупными строительными организациями. Составляется по форме М-19. Ответственность за оформление обычно возлагается на материально-ответственное лицо, которое участвует в строительных работах. Использование формы М-19 – мера, которая не является обязательной. Но если компания решила использовать этот документ, необходимо это закрепить в учетной политике.

При составлении материального отчета нужно придерживаться этого порядка:

  1. Назначается инвентаризация. На основании ее результатов данные об остатках ТМЦ и их стоимости фиксируются в отчете. Последний составляется за ту же дату, за которую проводилась инвентаризация.
  2. В документе фиксируются ценности, хранящиеся на складе. Информация о них вносится на основании чеков, накладных, заявок.
  3. Следующий шаг – фиксация ТМЦ, которые были выданы покупателям. Определяется общее число материалов, их стоимость. Прописываются сведения о ценностях, которые присутствуют на складах на завершение отчетного периода.
  4. Все данные заносятся бланк. Осуществляется их сверка.
  5. Бухгалтер должен проверить отчет.

Компания имеет право оформить материальный отчет на основании собственного шаблона. Но обычно используется форма М-19, утвержденная законом. Документ составляется в 1 экземпляре. Если требуется второй экземпляр, делается вторая копия.

К СВЕДЕНИЮ! В отчете должны быть проставлены подписи материально-ответственного лица, бухгалтера. Заверять его печатью необязательно.

ВАЖНО! Отчет нужно хранить на протяжении не менее 5 лет.

Отчет об изменении капитала

В рассматриваемом учете отражаются эти данные:

  • Размер капитала на начало отчетного периода.
  • Движение средств.
  • Размер капитала на отчетную дату.

Отчет о целевом расходовании средств

Такой отчет составляется некоммерческими учреждениями. Оформляется он по бланку, утвержденному Приказом Минфина №66н от 2 июля 2010 года. В документе отражается эта информация:

  • Остаток денег на начало периода.
  • Поступление целевых вносов.
  • Расход средств по статьям расхода.

Отчет необходим для контроля над расходованием средств, выделенных государством.

Отчет сотрудника о выполненной работе: учимся составлять

Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 3

Все чаще работодатели требуют у своих сотрудников отчеты о выполненной работе, причем не важно, какую именно они выполняют работу, какие должности занимают, как долго работают в компании. И, как правило, такое право работодателя не прописывается ни в каких внутренних документах компании. Несмотря на это, работники безоговорочно составляют отчеты за месяц, за квартал, за год — в зависимости от цели их подготовки (ведь возразить работодателю крайне сложно). В статье мы поговорим о том, для чего нужен отчет о выполненной работе, кто и при каких условиях может требовать его представить, что он должен содержать, нужно ли утверждать его форму и хранить по всем правилам.

Для чего нужен отчет?

Известно, что необходимость привлечения персонала должна быть экономически обоснованной, ведь оплата труда наемных работников для организации является статьей расходов, причем довольно существенной. Практически каждый руководитель структурного подразделения организации, подбирая через кадровую службу работников, должен обосновать перед руководством следующие важные моменты:

  • штатную численность подразделения;
  • фонд оплаты труда подразделения;
  • организационную структуру подразделения;
  • функционал работников подразделения;
  • требования к кандидатам (образование, квалификацию, опыт работы, профессиональные навыки и т.п.).

Только после того как мотивированное предложение руководителя структурного подразделения о найме работников будет одобрено руководством, можно будет открывать вакансии и искать кандидатов. Однако обоснование необходимости «содержания» того или иного работника не заканчивается после его приема на работу. А, наоборот, только начинается. Так, ему нужно будет выполнять определенный непосредственным руководителем объем работы.

Надо сказать, что в редкой организации рассчитываются нормы выработки (осуществляется это обычно силами экономистов и финансистов, у которых, если они и трудятся в компании, всегда есть работа поважнее). На практике задача распределения объема работы между сотрудниками структурного подразделения, как правило, лежит на плечах руководителя подразделения, который должен действовать по принципу «каждый работник должен быть при деле». В то же время руководитель подразделения должен планировать работу своих подопечных. В свою очередь, работник, чтобы трудиться более эффективно, должен и сам планировать свое рабочее время. После того как план будет составлен и утвержден руководителем структурного подразделения в установленном в организации порядке, его необходимо придерживаться и руководителю структурного подразделения, и подчиненным работникам. Безусловно, для учета проделанной работы как подразделения в целом, так и отдельных его работников, при сопоставлении ее с утвержденным планом возникает потребность в отчете.

Таким образом, отчет работника необходим для:

  • обоснования расходов на оплату труда работников структурного подразделения;
  • использования его в качестве основы с целью представления отчетов контрагентам по гражданско-правовым договорам об оказании услуг/выполнении работ силами своего персонала (в том числе договоров аутсорсинга и аутстаффинга);
  • создания своего рода порядка и соблюдения дисциплины в подразделении;
  • быстрого установления связи: кто из работников, когда и какую работу выполнил (например, при возникновении конфликтных ситуаций, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих трудовых обязанностей).

Когда отчет обязателен?

Важно отметить, что вопрос предоставления работниками отчетов о выполненной работе законодательством регламентируется лишь в случае отправления работника в командировку.

Примечание. О том как отозвать работника из командировки, читайте на с. 48 журнала N 2, 2013.

При направлении работника в командировку оформляется служебное задание (по форме N Т-10а) , подписываемое руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждаемое руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Оформленное служебное задание передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Работник, прибывший из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, согласовывает его с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Приведем пример заполнения отчета о выполненной работе в командировке (пример 1).

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 01.01.2013 организация может использовать и утвержденные ею формы.

Это интересно:  Коллективное исковое заявление в суд - образец

Пример 1. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Что касается остальных случаев, то очевидно, что следует представлять отчеты о проделанной работе в обязательном порядке лишь тем сотрудникам, в чьи трудовые обязанности это входит, т.е. у кого это прописано в трудовом договоре и/или должностной инструкции. Приведем в качестве примера выдержки из указанных документов.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции работника.

  1. Должностные обязанности работника:

1.7. Еженедельное представление отчетов о выполненной работе непосредственному руководителю.

1.8. Выполнение иных родственных по содержанию обязанностей, не перечисленных в настоящей должностной инструкции, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения наименования должности.

Пример 3. Фрагмент трудового договора.

1.2. Работник обязуется:

1.2.10. Представлять по требованию работодателя отчеты о выполненной работе в порядке, установленном локальными нормативными актами работодателя.

В большинстве случаев, конечно, ни трудовые договоры, ни должностные инструкции не содержат никаких упоминаний о представлении отчетов работниками. Но следует заметить: если данные документы содержат обязанность работника выполнять иные поручения или отдельные поручения работодателя, то составление отчета о выполненной работе под эти формулировки подпадает.

Кто может требовать отчета?

Возникает вопрос: перед кем именно работник должен отчитаться? Для ответа на него важно понимать, кому непосредственно работник подчиняется. Как правило, в трудовом договоре, а также должностной инструкции (при ее наличии) эта информация указывается. Следовательно, этот непосредственный руководитель работника и имеет право требовать у него отчет. Причем он имеет право требовать отчет не только о выполнении запланированной работы, но и любой другой.

Обратите внимание: отчет работника о выполненной работе может быть положен в основу системы премирования, т.е. поощрения работников организации. Тогда его содержание может указывать на следующие показатели для назначения и выплаты премий:

  • выполнение норматива;
  • выполнение дополнительного объема работ в рамках должностных обязанностей работника;
  • качественное и оперативное выполнение особо важных заданий и особо срочных работ, разовых заданий руководства в рамках должностных обязанностей работника и др.

И наоборот: если работнику было поручено выполнить определенную работу, а он по каким-то причинам ее не выполнил, отчет поможет непосредственному руководителю выявить причины (точнее, вы сами должны ему продемонстрировать их в отчете).

Если отчет отсутствует

«А что, если работник откажется представить отчет о выполненной работе, — спрашивают порой руководители, — можно ли его за это наказать?» Теоретически можно. Статья 192 Трудового кодекса РФ предусматривает дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. Соответственно, если представление отчета о выполненной работе является обязанностью работника (т.е. она закреплена в трудовом договоре и/или должностной инструкции), то за неисполнение или ненадлежащее исполнение этой обязанности работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание или выговор (в зависимости от серьезности дисциплинарного проступка).

Конечно, вряд ли кто-то из работодателей на практике будет таким образом наказывать работника за то, что тот не представил к нужному времени отчет о работе. Тем более что работодателю, скорее, нужен не сам отчет, а выполнение работы. И обычно у работника, который не представил отчет по требованию работодателя, имеются проблемы не с самим отчетом, а с выполнением порученной работы. Потому работодателю корректнее применить дисциплинарное взыскание именно за невыполнение или ненадлежащее выполнение работником своих прямых трудовых обязанностей, нежели за непредставление отчета.

Что входит в содержание отчета?

Отчет работника может содержать:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • выполненную работу (может перечисляться в количественном или процентном выражении с указанием времени выполнения работы и без такового и т.п.):
  • плановую работу;
  • внеплановую работу;
  • Ф.И.О. и должность лица, являющегося заказчиком работы (либо наименование организации-заказчика);
  • статус работы (выполнена полностью или только какая-то часть);
  • результат выполнения работы (подготовлен документ, проведена встреча и т.п.);
  • кому был передан результат работы;
  • с кем работник взаимодействовал при выполнении работы;
  • соответствует ли выполненная работа утвержденному плану;
  • дату составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Безусловно, это лишь приблизительные составляющие отчета. Он может не быть столь подробным. Упрощенный вариант отчета уместен в случаях, когда в организации или конкретном структурном подразделении установлена система представления работниками ежедневных отчетов. В упрощенном варианте отчет в основном содержит следующие элементы:

  • Ф.И.О. и должность работника;
  • структурное подразделение, где трудится работник;
  • выполненная работа (плановая и внеплановая);
  • дата составления отчета, а также период, по итогам которого составлен отчет.

Обратите внимание: отчет должен быть подписан работником и передан непосредственному руководителю.

Образец отчета о выполненной работе приведен в примере 4.

Пример 4. Отчет работника о выполненной работе.

Отчет о работе менеджера по закупкам Иванова Ивана Ивановича за период с 01.02.2013 по 28.02.2013

Нужно ли утверждать форму отчета?

Унифицированной формы отчета работника о выполненной работе, как известно, не существует. Во-первых, потому что законодательство не обязывает работников делать такие отчеты. Во-вторых, у каждой организации есть свои специфика деятельности и стиль руководства. А значит, утвердить единую для всех форму отчета в принципе не представляется возможным. Однако если в организации налажен документооборот, должным образом учитываются и хранятся документы, то вполне адекватным будет и утверждение формы отчетов работников о выполненной работе. Утвердить ее можно одним из следующих способов:

  • в составе локального нормативного акта, например, инструкции по делопроизводству или положения о персонале (если работники централизованно отчитываются о проделанной работе);
  • приказом (если работники только отдельных структурных подразделений занимаются этим).

Приведем пример приказа об утверждении формы такого отчета (пример 5).

Пример 5. Приказ об утверждении формы отчета работников о выполненной работе.

Общество с ограниченной ответственностью «Русь» (ООО «Русь») ПРИКАЗ

Москва

Об утверждении формы

отчета о выполненной работе

В связи с введением системы измерения эффективной нагрузки персонала и в целях оптимизации использования трудовых ресурсов в организации

  1. Утвердить форму отчета о выполненной работе (прилагается) и ввести ее в действие с 18.03.2013.
  2. Начальнику отдела кадров Носову П.Н.:

2.1. Организовать ознакомление всех работников с приказом. Срок исполнения — 18.03.2013.

2.2. Обеспечить предоставление в отдел кадров отчетов о выполненной работе по утвержденной форме всеми работниками организации ежемесячно начиная с марта 2013 г. до 5-го числа следующего за отчетным месяца.

2.3. Использовать представленные работниками организации отчеты о выполненной работе в информационной системе для измерения эффективной нагрузки персонала и нормирования труда с марта 2013 г.

  1. Секретарю Рыковой Л.В. довести настоящий приказ до сведения начальника отдела кадров Носова П.Н. под личную подпись. Срок исполнения — 12.03.2013.

Нужно ли хранить отчет?

Независимо от того, утверждена форма отчета сотрудника о выполненной работе в организации или нет, подобные отчеты подлежат хранению. Возникает вопрос, сколько времени их нужно хранить? Нормативными правовыми актами не предусмотрены правила хранения отчетов о выполненной работе, составление которых не является обязательным. Тем не менее приведем некоторые выдержки из Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 г.

Фрагменты документа. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры от 25.08.2010 N 558).

Рекомендуем, опираясь на приведенные выше пункты Перечня, придерживаться следующих сроков хранения отчетов:

  • отчета работника о выполненной им работе (кроме «командировочного») — в течение 1 года;
  • сводного отчета о работе структурного подразделения — в течение 5 лет.

Ежедневные рабочие отчёты: Как узнать, что сделали по итогам дня ваши подчинённые

Евгений Севастьянов

Консультировал в области регулярного менеджмента более 70-ти компаний: от 10 до 9.000 человек (включая: холдинги, сети магазинов, фабрики, сервисные компании, строителей, государственных служащих, веб-агентства, интернет-магазины). Ученик Александра Фридмана.

кому: собственникам, топ-менеджерам

Как симуляция бурной деятельности может быть принята руководителем за результат работы

“Чем сегодня занимались мои подчинённые? Какие задачи ими были выполнены? Сколько времени на это ушло, и какие результаты достигнуты?” — такие волнующие мысли зачастую не дают покоя руководителю. Откуда бы им взяться?

С внешней стороны всё замечательно. Как только начальник входит в кабинет, все сразу при деле: светские беседы обрываются на полуслове, кто-то начинает лихорадочно печатать на компьютере, другие — деловито переносить бумаги из одного места в другое, третьи — незамедлительно звонить всем контрагентам подряд. Почему же такая благостная картина порождает “волнующие мысли”?

Дело в том, что опытный руководитель прекрасно понимает разницу между “фактами” и “мнением о фактах”. Но для того чтобы понять, чем занимались вверенные ему подчинённые, необходимо устраивать подробный устный расспрос, “чем”, “как”, “когда”, с “какими результатами” и “кто” занимался. На это уходит уйма времени как руководителя, так и сотрудника. Поэтому руководитель эту задачу решает по остаточному принципу. А кто спросит, пока он будет в отпуске или на больничном?

Это интересно:  Образец заявления в суд по долговой расписке

Об инструменте, который позволяет отделить “факты” от “мнения о фактах”, замерить результативность и производительность подчинённых, пойдёт речь в этой статье. Встречайте. Ежедневные рабочие отчёты в формализованном виде для каждого сотрудника.

Рабочие отчёты: описание технологии и выгоды

Технология рабочих отчётов проста, “как дважды два”. Каждый сотрудник по итогам своего рабочего дня должен предоставить отчёт с полным списком сделанных задач и затраченным на каждую из них временем вместе со ссылкой на результат работы.

Напоминаю, что рабочие отчёты являются частью более масштабной технологии — “Организация работы сотрудников с учётом рабочего времени по задачам с помощью планов и отчётов и их разбора со стороны руководителя”. Общая технология состоит из следующих элементов:

  • Ежедневное планирование для сотрудников: организация и требования к формату. Подробнее читайте в статье “Ежедневный план: Как организовать, чтобы сотрудники сами планировали свой рабочий день (версия 2.0)” .
  • Анализ, оценка и корректировка планов сотрудников, обсуждение планов с руководителем. См. статью “Ежедневное и еженедельное планирование: Как разбирать, оценивать и анализировать планы сотрудников”.
  • Ежедневные отчётность для сотрудников: организация и требования к формату. Об этом я и рассказываю в этой статье.
  • Анализ, оценка и выводы из отчётов сотрудников. Подробнее в “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Ключевые принципы рабочих отчётов

  1. Сотрудники должны делать отчёт по своей работе ежедневно вне зависимости от своей квалификации, должности и ещё каких-либо факторов.
  2. Отчёты должны отправляться строго в конце текущего дня (которому соответствует отчёт)
  3. Отчёт должен быть предоставлен в электронном виде и сохранён, чтобы у руководителя была возможность его подробно разобрать.
  4. Любой вышестоящий руководитель должен иметь возможность просмотреть отчёты всех своих подчинённых.
  5. Отчёт должен быть настолько подробным, насколько это необходимо для возникновения прозрачности в выполненных работах без дополнительного обсуждения с сотрудником.
  6. Руководитель оставляет за собой право разбирать отчёт, задавать вопросы по методам выполнения задач и оценивать качество и эффективность выполненной работы.

Выгоды от ежедневных отчётов для руководителей

  • 100% прозрачность действий каждого сотрудника по итогам рабочего дня, недели, месяца и т.д. Теперь нет необходимости в устных опросах: “а что вы делали?”.
  • Возможность отложенной проверки деятельности сотрудника. Далеко не всегда есть возможность проверять всех и сразу. Теперь можно открыть рабочие отчёты и узнать, что сделал менеджер Иван Петров за прошедшие 2 недели в течение каждого рабочего дня.
  • Ощутимый рост производительности сотрудников, ибо теперь можно спрашивать за каждую “десятиминутку” 8-ми часового рабочего дня.
  • Значительная экономия времени как руководителя, так и подчинённого за счёт отсутствия многочасовых опросов, “кто и что делал”.
  • Быстрая возможность отсева слабых, не справляющихся и не трудолюбивых сотрудников среди вновь нанятых и вышедших на испытательный срок. Теперь их результаты — “как на ладони” по итогам каждого дня.
  • “Старожилам” компании расслабиться и почивать на лаврах тоже не удастся. Их рабочие отчёты расскажут за них всё сами.
  • Снижение уровня стресса руководителя из-за “невозможности провести проверку”, т.к. теперь можно оценивать результаты каждого сотрудника в удобное время.

Выгоды от ежедневных отчётов для подчинённых

  • Непрерывный процесс получения знаний и опыта от своего руководителя. Как следствие: резкое развитие как профессиональных, так и личностных навыков. Фактически руководитель становится учителем-наставником, с которым вы на регулярной основе думаете совместно: о новых и более эффективных способах решения задач; как дальше развить свои “точки роста” и усилить “слабые места”; о допущенных ошибках и предотвращении появления новых.
  • Привычка работать “профессионально”, что во все времена очень ценится на рынке труда: прокачиваются навыки планирования, тайм-менеджмента, степень ответственности за свои действия.
  • Возможность самостоятельной оценки своей эффективности. Сотрудник всегда может посмотреть собственный рабочий отчёт, проанализировать его и наметить шаги по своему дальнейшему развитию.
  • Более быстрый карьерный рост тех, кто трудолюбив и работает качественно. Понятная и прозрачная демонстрация результата руководителю. Теперь с ним нет необходимости регулярно пить пиво и париться в бане, чтобы рассказать о своих достижениях, — всё наглядно видно. Система отчётов в организации значительно снижает влияние мастеров подковёрных игр и “любимчиков”.

Требования к составу рабочего отчёта

  1. Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
  2. Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
    • Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
    • Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
    • Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
    • При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
  3. Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
    • Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)

Пример рабочего отчёта

На примере продемонстрирован список задач из отчёта, сделанного в Битрикс24 (система позволяет централизованно работать в рамках компании и учитывать время по задачам). При должной организации планирования и учёта рабочего времени по задачам, все отчёты будут формироваться автоматически.

Пример результата задачи

Как видно из примера, здесь есть ссылка на результат, а также дополнительное пояснение, на что было затрачено время.

Дополнение к рабочему отчёту

В конце каждого рабочего отчёта необходимо поставить следующую фразу (DD — дата; MM — месяц; YY — год; HH:MM — формат часы + минуты).

Итого за DD.MM.YY:
1) Отработано в офисе: HH:MM
2) Отработано из дома: HH:MM
3) Итого отработано: HH:MM
4) Больничный: HH:MM
5) Часы за свой счёт: HH:MM

Правила для дополнения к отчёту (на примере моей компании)

  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Больничный” может превышать 8 часов, только если больничный равен нулю).
  • В рамках одного рабочего дня (сутки) “Итого отработано” и “Часы за свой счет” в сумме должны давать 8 часов, не больше.
  • Например, отпросился на 01:19, обед сократил до 00:25 вместо 01:00, рабочее время под конец дня составило — 07:19. В «Часы за свой счет» писать «00:41» плюс комментарий: отпросился на 01:19, обед 00:25 вместо 01:00 (т.е. фиксировать все отклонения от стандартов рабочего времени).
  • Время, проведённое в командировке, или поездка по рабочим вопросам считается также в строке “Отработано в офисе”.
  • В строке, где время равно нулю, ставится 0:00
  • Для скорости добавления фразы её необходимо копи-пастить из предыдущих отчётов, меняя время.

Последовательность внедрения рабочих отчётов

Внедрить ежедневные отчёты в повседневную работу подразделения/компании бывает крайне сложно, а порой и невозможно без параллельного проекта по внедрению регулярного менеджмента. Подробности о регулярном менеджменте читайте в статье “Как внедрить регулярный менеджмент в своей компании (часть 1): Подготовка, цели, риск “массовый отток персонала”.Здесь же я кратко обозначу 2 основных этапа:

  1. Первый этап (длительность: 2-3 недели): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах пять наиболее крупных выполненных задач с указанием времени на каждую из них. Реализация: GoogleDocs или текстовые редакторы, возможно сразу система постановки задач.
  2. Второй этап (длительность: 3 недели и далее): сотрудники обязаны фиксировать в отчётах все задачи с указанием затраченного времени. Реализация: Битрикс24 или другая система постановки задач.
Это интересно:  Договор купли-продажи сруба: образец, как оформить

Когда рабочий отчёт может быть лишним

Для профессий, где выполняются однотипные повторяемые действия, имеет смысл вместо отчёта вводить норму на количество выполненных задач. Изначально оценивается желаемое среднее время на выполнение одной задачи. Далее норма вычисляется путём нехитрого действия: разделить на .

Например, у оператора колл-центра может быть норма: 90 звонков в день, 4 продажи и т.д. В этом случае руководитель смотрит на отклонение от нормы, а не на рабочий отчёт. Аналогичной будет ситуации и с рабочим, которые выпускает однотипные детали.

Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?

Мне регулярно задают следующий вопрос: “Насколько часто рекомендуется проверять рабочие отчёты сотрудника?” Ответ банален: “Настолько, насколько необходимо, чтобы обеспечить приемлемую для компании и руководителя эффективность работы конкретного сотрудника”.

На начальном этапе (1-1,5 месяца) внедрения рабочие отчёты важно проверять каждый день у всех. Впоследствии у некоторых сотрудников достаточно их проверять 1 раз в 1-2 недели, у кого-то каждый день.

Если же человек работает с отчётами уже 1 год, а вы вынуждены проверять его отчёт каждый день — вы не дорабатываете как руководитель: не обеспечиваете должное воздействие на подчинённого или держите малоэффективного сотрудника.

Отчет о проделанной работе: образец и пошаговая инструкция составления

Статьи по теме

Отчет о проделанной работе позволит руководителю оценить качество и скорость работы секретаря. В статье — образцы отчетов о проделанной работе. используйте пошаговую инструкцию, чтобы грамотно составить отчет.

Скачайте полезный образец

Зачем нужен отчет о проделанной работе

Руководитель ставит задачу, сотрудник ее выполняет — в этом суть трудового процесса. То, что задачу выполнили фиксируют в форме отчета о проделанной работе. Каждый сотрудник периодически составляет такой документ. Частота предоставления отчетов и их форма зависят от внутренних правил компании.

Кому и зачем нужен отчет о проделанной работе? Он нужен руководителю. Этот документ позволяет оценить, насколько качественно и как быстро сотрудник выполняет задачу. Отчетные документы всех работников дают возможность составить общую картину работы компании и облегчают тактическое и стратегическое планирование.

Отчет нужен и самому работнику. Во-первых, грамотно составленный итоговый документ помогает выгодно представить руководству результаты своего труда. Во-вторых, отчет — полезный инструмент самоконтроля. В конце отчетного периода вы видите свои успехи и неудачи. Это укажет вам направления, по которым нужно развиваться.

Отчет о выполненной работе сотрудника с разъездным характером работы: образец

Что писать в отчете о проделанной работе

Единого стандартного образца отчета о проделанной работе нет. Документ составляют в свободной форме. Она зависит от характера выполненных задач. Недостаток свободной формы заключается в том, что многие работники не знают, как написать отчет о проделанной работе. Этому не учат в школе и редко учат в вузе. Сотрудник не получит адекватной оценки своей работы, если не владеет навыками грамотного составления отчета.

Нельзя заставить писать сотрудников правдивые отчеты, но можно научить их грамотно преподносить свои успехи и достижения. В составлении отчетного документа нет никаких сложностей. Нужно избегать ошибок, которые допускают многие.

Рассмотрим образец неправильно составленного отчета о проделанной работе за неделю и разберем типичные ошибки.

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От: секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

Было выполнено следующее:

  • составлены письма в налоговую и трудовую инспекцию;
  • осуществлена подготовка к совещанию с представителями ООО «HR-консалтинг» (разосланы приглашения, произведен сбор необходимых материалов, подготовлен проект повестки совещания);
  • составлены ответы на запросы трудовой инспекции и ряда клиентов;
  • принято участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени.

Дата: 27.04.2018.
Подпись: Петрова А.С.

Почему этот отчет плохой? После знакомства с таким документом у руководителя сложится впечатление, что секретарь не загружен работой. Кроме того, текст плохо читается — структура отчета оставляет желать лучшего.

Структура отчета

В образце выше отсутствуют основные элементы хорошего отчета. В нем должны быть:

  • перечень задач, которые должен выполнить сотрудник;
  • конкретизация этих поручений;
  • анализ проделанной работы;
  • планы на следующий отчетный период;
  • предложения, что изменить, улучшить, оптимизировать.

Набор элементов структуры зависит от продолжительности отчетного периода. Отчет о проделанной работе за день или неделю не обязательно должен содержать анализ и предложения, однако в ежемесячном отчете о проделанной работе или в годовом отчетном документе эти элементы должны быть.

Хороший вариант отчета о проделанной работе

Кому: руководителю ООО «Коммуникативные технологии» Смирнову Ю.П.
От: секретаря ООО «Коммуникативные технологии» Петровой А.С.
Вид документа: отчет о проделанной работе за период с 23.04.2018 по 27.04.2018

На отчетную неделю передо мной стояли следующие задачи:

  • подготовить письма: в налоговую инспекцию об уточнении налогового платежа и в трудовую инспекцию по жалобе Смирнова П.П.;
  • подготовить информационное обеспечение совещания с ООО «HR-консалтинг», разослать приглашения участникам, подготовить проект программы совещания;
  • принять участие в конференции по проблемам оптимизации использования рабочего времени, подготовить вопросы и предложения.

Все поставленные задачи были выполнены, а именно:

  • письма в налоговую и трудовую инспекцию подготовлены и отправлены;
  • информационные материалы к совещанию с ООО «HR-консалтинг» подготовлены, приглашения разосланы, проект программы совещания составлен.
  • .

Как оформить отчет

Как создать отчет в сервисе Sway и почему он удобнее Power Point

Какие могут быть требования к отчету о проделанной работе

Поскольку унифицированных требований к составлению документа нет, основная задача сотрудника — улучшить восприятие текста и повысить его читабельность. Для этого:

  • используйте в одном абзаце не более 5 предложений;
  • чередуйте длинные и короткие предложения;
  • разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу;
  • оставляйте место для комментариев к таблицами и графикам;
  • если отчет объемный, то в конце сделайте вывод.

Обратите внимание! Чтобы составить отчет о проделанной работе в командировке, используют специальный образец. Это унифицированная форма №Т-10а. Cкачайте готовую форму в начале статьи >>>

Как написать отчет: пошаговая инструкция

Шаг 1. Составьте черновой план документа. Отчет за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц. Если вы отчитываетесь регулярно, подготовьте электронный шаблон документа для каждого случая:

  • образец ежедневного отчета о проделанной работе;
  • образец еженедельного отчета о проделанной работе;
  • образец отчета о проделанной работе за месяц.

Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если задач много, сгруппируйте их в смысловые блоки.

Шаг 3. Перечислите инструменты и ресурсы, которые были использованы в ходе выполнения заданий (дополнительная рабочая сила, финансовые затраты, командировки, материалы)

Шаг 4. Представьте результаты работы. Опишите, насколько они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, объясните причину. Дайте свою оценку ситуации. Сделайте выводы.

Шаг 5. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчетный период.

Шаг 6. Вставьте в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчетный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность оценить вашу работу.

Шаг 7. Внимательно перечитайте текст, следите за грамотностью и стилем. Ключевые факты выделите жирным шрифтом или курсивом. Подготовьте электронный вариант документа и вариант для распечатки. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.

Отчет о проделанной работе помогает руководителю оценить качество и скорость выполнения задач сотрудником, а самому сотруднику — увидеть свои успехи и неудачи. Документ составляется в свободной форме, однако есть базовая структура отчета, которую рекомендуем соблюдать: перечень поставленных задач, результаты работы, анализ, предложения и вывод.

Статья написана по материалам сайтов: wiseeconomist.ru, openstud.ru, www.sekretariat.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector